Vsaka morebitna reklamacija se v podjetju obravnava resno in se jo, kolikor je mogoče, čim hitreje uredi. Na eni strani gre najverjetneje za nezadovoljno stranko, na drugi pa za napako v postopku izdelave. Zato je vodenje reklamacij nujno in hkrati zahtevno delo, ki zahteva natančno, a hitro ukrepanje.
Za pravilno vodenje reklamacij. Glede na vzrok je nato potrebno takojšnje ukrepanje: preprečimo nadaljnje izvajanje prakse, ki je privedla do reklamacije, ter uveljavimo ustrezne korektivne ukrepe. Ko smo morebitno napako odpravili, je treba skrbno preveriti učinkovitost novih ukrepov ali popravkov ter, za dobro prakso pri procesu, ki ga predstavlja vodenje reklamacij, vse skupaj dosledno dokumentirati in arhivirati.
Tak postopek, ki predstavlja vodenje reklamacij, zagotavlja, da se vsaka reklamacija rešuje hitro, z uveljavljenimi postopki pa se preprečuje ponavljanje napak. Pri tem ohranjamo zaupanje stranke ali kupca in si zmanjšamo stroške napak v prihodnosti. Ravno zaradi reklamacij in uspešno izvedenega procesa, ki ga zajema vodenje reklamacij, lahko bistveno izboljšamo kakovost proizvodnje ter hitreje in lažje opazimo napake, ki se pojavljajo v postopku poslovanja ali proizvodnje. Zato so reklamacije, čeprav so sprva pokazatelj nečesa, kar ni šlo po načrtih, lahko tudi priložnost za vpeljevanje izboljšanih procesov in ukrepov tako v proizvodnem delu kot tudi za krepitev odnosa s kupcem.
Podjetja, ki reklamacije obravnavajo hitro, pregledno in profesionalno, bodo pri kupcih zagotovo pridobila večje zaupanje in spoštovanje kot tista, ki reklamacij ne jemljejo resno ali jih zanemarjajo.